Hahow 如何一天內實行遠端工作政策 - 從個人、團隊、會議、公司 4 大面向,來看遠端不失效率的關鍵

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為了快速反應疫情逐漸擴散所帶來的風險,Hahow 在昨天( 3 月 17 日)試行了「全公司遠端上班的政策」,儘管公司之前就已經為了「讓夥伴有更舒適的環境工作,進而提升個人的工作效率」而開放了個人遠端工作的選項,但現在是為了「保護所有 Hahower 的健康」而採取了遠端政策,這對我們來講也是一個全新的挑戰。在目前實施兩天後,透過內部的討論與分享後,馬上有一些實戰心得我覺得可以趕緊整理成文章與大家分享,希望一起幫助大家度過遠端的轉換期!

關於遠端工作,其實可以分成四個不同的的面向,分別為:個人、團隊、會議、公司。這邊分享了目前 Hahower 都是使用什麼方法,使遠端之路,效率不減速!(神來一筆的押韻 XD)

遠端工作-個人篇

Hahow 在過去曾經有兩個夥伴是真的長期在國外遠端工作,而這次遠端的政策一施行後,他們馬上分享了之前的痛點(像是獨自一人的孤獨感),以及如何應對遠端所帶來的一些不便。我覺得非常的受用,所以稍微調整一下不能公開講的幹話後,直接引用他們的建議了:

一、儀式感

Remote work 最忌諱工作和生活分不開,給自己一些儀式代表開工,例如換套衣服、坐在固定位置辦公,切忌不要躺在床上直接開工。下班儀式感作法因人而異,我習慣綁定事件,例如六點準時吃飯,但一定要知道自己工作多久了

二、「請勿打擾」門牌

和同住者溝通好,自己什麼時候開工,什麼時候休息,門半掩著就代表開工,窗戶關起來代表偷懶,不要讓父母一直送水果送食物

三、任務文件化、單元化

Full remote 最重要的就是協作,而任務如果有辦法文件化,並按照每個人可以獨立完成的範疇單元化最為理想

四、會議形式

大部分人都很少進行「真遠端會議」,所以會議很常會遇到一些狀況或設備不夠好浪費時間,多善用文字先把 context 和要討論的點列好,如果可以在 paper 或 slack 討論的沒必要就不要再特別拉會議了

五、適時的求救

在辦公室卡關時可以很輕易的跟你身邊的夥伴聊聊天腦袋就會通了,但是一個人工作很容易卡在那邊然後又擔心 slack 找人聊天會打擾到別人,如果真的發現卡太久還是必須適時的敲人聊聊,人還是需要社交的

六、運動

去公司還會跟同事打架消耗體力,在家裡真的很容易一天走不到幾步,有空請去空曠地方走走,爬爬山騎騎車跑跑步,增強自己的免疫力繼續抗疫

遠端工作-團隊篇

做好個人的準備以後,接著面臨的挑戰就是怎麼讓團隊默契和氣氛能夠繼續延續。這邊就真的是實戰,這兩天我們自然而然發生的樣貌,也分享給大家

一、開工時,互道早安

這樣的默契讓人有種莫名的溫暖,即使在這個疫情籠罩的陰霾下,仍然可以在一早感受到團隊彼此的溫度,我個人覺得很棒(笑)

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二、個人動態設定

這個則是 Slack 的特有功能,就是可以類似像過去 MSN 一般設定自己目前的狀態。原本 Hahow 沒有任何限制,你就自己設定想要的暱稱;但今天早上有一位夥伴發現其實可以在這邊設定「自己目前的工作狀態」,讓彼此可以更快速了解彼此的狀態,分享出來以後大受好評,很多夥伴發現這樣更知道什麼時候可以直接找對方而不用擔心是否對方有在狀態內!

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設定完以後,效果會像這樣:

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三、工程師 8hr 不中離幹話群組

一個人在家工作難免寂寞難耐的時候,而在辦公室工作有時最重要的樂趣就是幹話不中斷。昨天宣布遠端時,大家最擔心的都是從此以後聽不到幹話了,所以我們馬上開了一個超浪費 Google 頻寬的幹話群組,就一直開著、然後隨時有幹話要講,就隨時有人當你的聽眾。體驗了兩天,雖然還沒真的講到太多,但光是有一個管道可以疏通就至少是個慰藉了!

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四、每日喊聲

為了保持夥伴之間的順暢溝通,每日第一個上班的人在 channel 中喊個聲,其餘夥伴在該則 thread 回應,包括中離、下班,都集中在一個 thread,建立一種「啊大家都在工作了」的感覺。而且可能是因為大家都在同一個 thread 喊,會收到通知,就有一種「阿這個人還在」的感覺(是有多怕孤單!!)

遠端工作-會議篇

相信大家都知道會議在公司內部、外部合作討論,都佔有一席之地,會議該如何以遠端的方式進行呢?以下我們分成三種會議說明。

一、例行會議

通常是資訊同步,不會太需要深度討論,所以遠端會議不會影響資訊的交流,我們將採直接採取遠端會議。

二、外部會議、面試

外部會議通常是需要大量資訊交換,因此採取全口罩實體會議、或是邀請對方改用線上的會議形式。

三、討論會議

通常是需要資訊交換,這是我們目前需要挑戰的,下述會提供更多分享。

遠端大魔王:討論會議

相信大家都會覺得遠端中最困難的會議就是需要大量交換意見、討論的那種會議。我們也還沒有完全克服,但仍有幾個我們認為是有幫助的部分,趕緊先分享給大家:

1、互動感

是這種會議中最重要的一件事。所以我們要求討論會議時,每個人的「視訊鏡頭」一定要開,讓大家都有身歷其境的感覺,就好像我們彼此就在對方身旁!除此之外,每個人的表達都會其實都包含了語言、語氣和肢體語言。打開鏡頭,可以增加更多的資訊交流,也避免掉一些不必要的誤會!

2、資訊同級

是其次重要的。所謂資訊同級,就是每個人在會議中得到的資訊是同等的多。而如果有些會議是 3 個人在一間會議室、同時有 2 個人遠端,我相信遠端的那 2 位所能獲取的資訊一定會比 3 個可以直接面對面溝通的人少或是慢。因此,我們也規定,在這段期間如果有人是遠端,則全部與會人員都應該以遠端方式進行,確保資訊流通是同等的!(所以也出現了 3 個人同時在辦公室的 3 個角落,參與同一場會議的詭異情境⋯⋯但資訊同級絕對是重要的一件事!)

3、順暢感

也是相當重要的。投資相關的網路環境和設備是必須,但這點比較簡單,我就不多說了。硬要說一些經驗分享,我們最近用兩個軟體:zoom 和 google meet。

  • Zoom:工具體驗很不錯,但近期不知道是否因為疫情影響,反而是我們使用中最常 lag 的工具。
  • Google Meet 的功能沒有 Zoom 多,但使用起來卻是最順暢的。

工具的部分當然會因人而異、也因網路、時間等環境而異,所以參考就好。

遠端工作-公司篇

最後,是我以一個公司的營運者(Hahow Co-Founder)的身份,分享一下我們怎麼進行這一系列的規劃與執行。中間有很多 Learning,也希望真的能夠幫助到每一個企業夥伴!

首先,這一次的遠端政策是「超前部署」,畢竟我們小公司,最擔心的就是有任何夥伴因為疫情關係而被迫隔離,甚至是整間公司的人都被隔離(畢竟大家進出都在這些小地方,一個人隔離就幾乎代表全部人都要被隔了)。超前部署下,大家會比較沒有心理準備,所以我們也做了幾個措施:

一、讓每一個夥伴能夠有最舒適的工作環境

我們透過開放防疫補助金申請的方式,讓夥伴可以安心的申請自己工作環境的網路升級、甚至是把公司電腦和螢幕搬回家使用的交通補助。這是整個專案裡面最簡單的事(靠預算就能解決),但也是最直接能夠幫助大家的事。

二、調整考勤機制

改以遠端為主的導向去重新調整考勤制度。這部分不說太多,每一間公司的考勤制度都不同,但重點是以前的考勤設計原則都是以到辦公室為主,接下來應該要改到以遠端為主去進行設計與調整,例如像不需再以系統進行請假作業申請遠端,直接用系統照常打上下班卡即可等等。

三、確保遠端時的資安環境

科技公司最大的風險就是資安。我也不說太多(畢竟說太多也算是敝公司資安的風險 XD),但推薦大家閱讀這篇文章《遠距工作的資安注意事項》。

四、確保行政事務繼續運作

儘管全面遠端,但辦公室仍需要派有行政夥伴協助運作:

  • 郵件收發流程:由行政夥伴值班到辦公室處理,夥伴寄件只限定每週固定時段到辦公室、或由行政代為處理;收到外部來信則以網路通知夥伴
  • 電話轉接制度:設立通訊錄,由行政夥伴統一轉接

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  • 辦公室環境:小事,但很重要 ; 清空冰箱,不然辦公室會變下一個「疫區」!

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五、學習充電不間斷

我們是一間教育科技公司,遠端時期當然也應該要有遠端學習充電的方式。這部分只能自肥一下了,因為除了我們原有可以上課的福利以外,我們現在也有企業專屬的線上學習平台 Hahow for Business 可以用(寫這麼多就是為了在這邊業配(誤)。如果各企業夥伴有需要,歡迎右轉到 Hahow for Business

六、安定軍心

最後,身為 Co-Founder,在整個政策佈達的同時,我也希望能夠確保任何因遠端所產生的問題可以被討論、追蹤並解決,以及大家針對疫情的部分能夠有所依賴,進而可以專注在自己的工作上。因此馬上設立了討論群組,以及指定我自己為這次的指揮官,用 top-down 的方式帶領大家儘速調整到位。雖然有點丟臉,但還是分享一下我們內部這次的溝通公告。

註:下段標題的「AA」指的是 Hahow 的 Co-Founder Arnold 和 Austin

AA Talk

這波疫情對全世界都帶來很大的影響,即使對我們這一代如此熟悉網路科技的團隊來說,也是一個很大的挑戰。我們會逐漸開始感受到因為遠端工作而帶來的距離感、沒有見面以後所帶來的陌生感等等。我們不會說我們不擔心這個政策可能帶來的影響,但我們相信這五年來 Hahow 培育出來的強韌卻富有彈性的文化與信任,會是協助我們度過這次難關最重要的關鍵。

我們開了 #remote-work 版,如果在遠端的途中遭遇到了困難或問題,這個版就是你的 1922。當然如果你的團隊在遠端過程中發現了能夠幫助彼此更有效率的方式或心得,也請不吝到這個版分享,把它當作你個版。

我們也開放了防疫補助的申請,希望能夠來幫助大家、幫助 Hahow 一起度過這個困難。如果你有因為疫情或遠端而產生的需求,請隨時跟 AA 或是 Operation Team 聯繫,我們希望 Hahower 還是一樣能夠在各自的崗位上發揮最大的效率。

這個疫情沒有人遇見過,更沒有人能夠準確預估未來的走向。我們一定會需要對彼此有更多的包容與耐心來面對一切的困難,但我們也相信以 Hahower 的適應力和學習能力,絕對能夠迅速動態調整並堅持下去,在現在這個百年來的巨變中,繼續推動 Hahow 往願景前進!

結論

疫情不知道什麼時候結束,接下來這段期間想必會非常艱辛,對企業也是一大挑戰。Hahow 很慶幸有非常靈活(?)且適應力高的夥伴們一起想方設法繼續維持高效率的營運,但我們也希望整個社會、產業都能在這次的影響下繼續維持強韌的生命力,所以趕緊分享我們的 Learning,也歡迎大家多分享彼此遇到的困難和解決方案,讓我們一起度過難關!

參考資料與工具

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延伸閱讀:

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