工作數位化不是省時間,而是在有限時間內能做更多事情!

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智慧型手機與電腦,幾乎成為現代人不可或缺的夥伴;這篇文章將用典型上班族一天的作息,教你如何用各種數位工具提高自己一天的工作效率!

有時候我們以為手持智慧型手機、指間不離筆電,就是高效能人士辦公的形象,他們往往能透過一堆神奇的數位工具,省下非常多的時間來愜意地享受生活;但自己忙了一天,手機訊息總是跳個不停,手上似乎永遠都有做不完的工作,這才是現代人的真實寫照。

我一直認為「效率」不是節省時間,而是能在同樣、甚至有限的時間內做比別人更多的事情;畢竟我們只有一顆腦袋、一雙拳腳,借助「數位工具」達到高效率的確是一種可行的辦法,但更重要的是,怎麼安排這些工具與你的工作步調契合?為了湊字數讓文章更可看,我會用自己的一天作息與搭配數位工具,說明我是怎麼實踐工作效率的;不過先打個預防針,哥哥有練過,我的作息僅供參考,各位不一定要仿效啊!


你的一天,其實從前一晚就開始了

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我們的一天並不是從早上睜開眼睛的那一刻,而是從昨晚闔眼前就開始了;我會在前一天晚上就把隔天要做的事情想一遍,然後記在跟時間有關的數位工具上,分別是 Google 日曆Google Tasks

  1. 有明確的「開始」與「結束」時間,能形成一個區段的任務,用 Google 日曆來管理。
  2. 僅有「開始時間點」、或單項具體任務的工作,記在 Google Tasks。

因此你的日曆上只會有「13:00~14:30:與江董開會」這樣的區間行程,而不會有「19:30 - 19:32:買香蕉」⋯⋯誰會買 2 分鐘的香蕉啊!這種單項明確任務請記到「Tasks」清單上並設定一個截止日。

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我推薦使用「Google 日曆」的網頁版,它一次整合「日曆」與「Google Tasks」在同一個介面,當你在右欄的輸入待辦清單後,如果有指定截止日,會直接幫你標注在日曆上,非常方便!

【Tips】設定日曆時請適當的留彈性時間,每個行程之間空出 10-15 分鐘;千萬不要把自己的日程塞得滿滿,因為你永遠不知道上一個會議會不會 delay。

起床後,用知識來醒腦!

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我通常 6:30 前起床,第一件事情是戴上耳機聽 Podcast(播客)這類的聲音媒介學習平台,早上非常適合用聲音來醒腦,不間斷的邊聽的同時邊享用早餐,並在 30 分鐘後前往健身房,鍛鍊體力兼鍛煉腦力;如果喜歡用觀看方式學習的話,也可以用 YouTube《志祺七七》聽一個小知識,或是直接上 Hahow 好學校看自己購買的課程!總之,晨間我會盡量不讓自己去刷 FB、LINE 等容易上癮的社交軟體(或是打遊戲)。

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【Tips】如果你是用 iOS 系統,可以直接在 Apple 官方的 Podcast App 上聆聽節目,不過很多內容都是英文,或是語言學習類;Android 用戶可以下載 Hahow 的 App,就可以在自己的手機上看已經購買的課程囉!

通勤中,邊整理筆記邊思考

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通勤途中是最好整理思緒的時刻,我會建議盡量搭大眾交通工具而不要自己駕車,不僅是找停車位頗麻煩,你的雙手還會會被束縛住,錯失很多用手機高效整理筆記與思考的機會。

我會把上午聽到、看到的內容用筆記軟體記錄下來,紀錄的時候至少寫一句自己的想法,讓這個靈感嵌入在腦海中;我推薦使用 EvernoteBearOneNote 這些第三方筆記軟體,它們大多不會受限於 PC / Mac / Android / iOS 等系統,並能將你所有的知識與靈感都保存在雲端上。

會議中,無紙化與同步協作

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開會是每個人都會經歷的工作環節,這邊不講「怎麼開一場高效率的會議?」,而是要讓所有人在會議中高效交流資訊與想法,我認為最好的方式是採用「雲端協作」;我推薦 Google DocsDropbox PaperNotion 這類的雲端文件服務,它們有下面三個好處:

  1. 跨系統、平台同步資料。
  2. 以網頁瀏覽器開啟,所有成員能同時協作一份文件。
  3. 能追蹤與檢視個別成員的意見與修改過程。

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用雲端文件的好處是不會因為電腦系統與格式不同,就無法開啟別人傳給你的檔案;同時大家能在同一份文件中協作,你會看到隔壁的小美很認真的輸入,然後自己的螢幕上即時跳出⋯⋯她打錯字了。

【Tips】使用雲端協作文件開會時,只讓 1-2 個人有編輯權限負責會議記錄,其他人則用 Comment(備註)功能將意見附在指定的文字上,避免大家重複編輯亂成一團。

工作中,如何面對無時無刻的通訊交流?

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每次點開同事的 LINE 群組,迎面而來的是一票的貼圖⋯⋯把重要的公告都給洗下去了;當你想回覆老闆工作進度時,卻看到女友的訊息:「北鼻今天晚上要鼻要吃鍋鍋~來接偶。」不知不覺就開始聊起要不要吃海某撈啊?工作一下子就被耽擱了。我們的日常聯繫已經離不開社交軟體,因此我建議將工作與私人的通訊方式直接分開:

一. 重要的工商事務,請用 E-mal

重要的工商事務切記不要用社交軟體,尤其是涉及到交件期限、修改項目、合約等商業溝通,請一定要用 E-mail 留存重要資料,並 CC、BCC 你的同事;關於怎樣寫好一封商務信件,可以看我之前的《為什麼對方不回我的信?人人必學的職場郵件攻略法》文章。

二. 團隊內部交流,不要用 LINE

像 LINE、FB Messenger 這類的通訊軟體有「貼圖」的設計,且往往會跟私人訊息混雜到讓你超容易分心;我建議團隊內部改用 SlackTelegram 這兩款相對比較少人用、但功能非常棒的通訊軟體,與私人社交做區分。

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我滿推薦 Slack 的(這也是 Hahow 團隊在使用的唷),它能針對專案或是團隊開群組(Channel),另外能將單一群組設定暫時靜音,不怕被同事訂飲料的閒聊打擾;在交流過程中還能很方便的用「Pin」功能,將重要的訊息與資料釘起來,方便隨時查看。

【Tips】私人社交中,我建議不要快速回覆那些「不重要的訊息」,因為這並不會讓你顯得很高效率,反而會讓人覺得你無時無刻都很閒;回覆別人時也盡量說:「我查看一下行事曆。」讓對方覺得你很重視這次會面,同時你也尊重自己的時間。

下班前,請把你的桌面清空!

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我建議所有的文件與資料除了電腦中存一份,也要同步上傳到雲端檔案夾,可使用 Google DriveDropboxOneDrive 這類的雲端服務,它們能將你的檔案同步到手機中隨身帶著走,你不再需要用 USB 整天拔拔插插,或是擔心咖啡灑到電腦上歐買尬資料通通消失。另外檔案管理平時一定要養成的幾個好習慣:

一. 替檔案取好名稱:

建議用「180829_專案名稱」這樣的結構來命名,且用檔案夾管理檔案分層時,盡量不要超過三層;因為一層一層的點就跟拆驚喜包一樣麻煩,如果你的檔案有上百個,要找一份陳年老檔你會翻到起肖的。

二. 用「搜尋」取代手動翻找:

這也是為什麼我們要命名好檔案的原因,每次想到檔案它老人家就請輸入「關鍵字」,讓系統幫你叫出檔案,取代手動點選檔案夾一層一層的翻找吧!

三. 保持電腦桌面淨空:

桌面是「正在執行的專案」暫置處,而不是用來堆積所有資料的地方;別以為資料通通堆在桌面這樣拿取最快,如果有 40-50 份檔案夾、文件、試算表、簡報,那不就跟玩踩地雷一樣刺激,每次都要 5-10 秒才能找到自己要的文件,還不能看到美美的桌布,何必呢?

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結語:高效率不是追求全面數位化

在工作上的效率達到極致,並不代表你在整段生命中能獲取最高的效益,這不是什麼「政治正確」或「心靈雞湯」的話,真的沒有必要事事追求高效、或以為什麼東西都能用數位工具來搞定。使用工具,是因為我們有更重要的事情要處理與思考,而不是為了工具而工具,像我有時候也會偷懶,我就把這稱作「合理的懶癌釋放」,畢竟適時的放過自己也是一種有效率的生活方式。

再次重申「效率」這件事不是你節省了多少時間能去休息、追劇、打 Game,而是能在有限的時間內,做比別人更多的事情;盡量讓重複、無聊的事外包給數位工具處理,將自己的腦袋與時間留下來思考,並珍惜身邊重要的人、事、物,久而久之你自然會成為一位「快樂又超有效率」的人!

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延伸閱讀

作者

林子威 |Alex Lin

做過 3 年行銷與編輯工作、出過 2 本書、目前經營 1 個 Apple 教學網站;覺得 Hahow 迷人的地方是不用擔心上學遲到,而且無時無刻都能學習!

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