為什麼 Keynote 可能比 PowerPoint 更適合簡報初學者?

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遇到做簡報往往都會盯著軟體發呆半天?其實不是你天資差,而是可能不熟悉簡報軟體的緣故!過去你可能懂得如何使用 PowerPoint;現在,換我們帶著你一步一步走進 Keyonte 的世界裡,克服簡報製作的障礙!

為什麼會有這篇文章?

每個人都可能在工作中遇到做簡報的時刻,但打開簡報軟體往往會盯著那白色頁面發呆個幾分鐘(好吧嚴重的話會到幾小時),真的動手開始做的時候又衍生更多的問題,像是一堆調整按鈕跟你玩躲貓貓、圖片在搞疊羅漢、一堆物件在閃你的滑鼠、字距就是這麼相親相愛死都不分開,做一份簡報又花掉好幾個小時!

有時候真的不是我們天資差啊,一切的根源就是不熟悉簡報軟體罷了!因此藉由 Hahow Blog 的專欄機會,我會在 Hahow 分享自己如何使用 Keynote 簡報軟體,告訴你那些惹人愛、最常用到的小按鈕和工具都藏在哪邊,一步一步帶你摸熟它、駕馭它,往後做簡報你就能省下大量的時間,在 Hahow 上探索更多有趣的知識跟技能啦!(或是躺在沙發上當坨馬鈴薯什麼都不做⋯⋯as you wish)

為什麼選 Keynote 而不是 PowerPoint?

Keynote 是非常棒的簡報軟體,介面設計極簡,讓你在做簡報的時候眼睛不會打結抽筋,按鈕很直觀的就擺在那兒,非常好找!對簡報新手來說 Keynote 是十分容易上手的好工具,近年來使用 Mac 在創意工作上的人越來越多,而 Keynote 是專門開發給 Mac 的高效率工具,你怎能不用呢(最初是賈伯斯開發表會專用的私房軟體)!

相信我,你不會想在 Mac 上安裝 PowerPoint 的,除非你想探索自己容忍度的底線,
我們看最明顯的例子吧,在 PowerPoint 中要調整「字元間距」,我該怎麼做?

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像我這種平常都沒在摸 Office 軟體的,完全不熟悉 PowerPoint 介面按鈕,你要我怎麼憑「圖示」就知道這是字元間距?Office 最大的痛點就在這裡,它把上方塞滿了一堆功能調整鍵,擁擠到自己無法在標註文字告訴你這個按鈕是什麼,所以初學者要調一個按鈕只能不斷的用滑鼠指指指,一個一個找!

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來!要正式調整「字元間距」囉,最弔詭的地方來了⋯,我怎麼知道【非常緊密】、【緊密】、【寬鬆】、【非常寬鬆】的程度差距為何?它只給了我四個按鈕,卻不跟我說到底寬鬆的標準在哪,因此我必須每個按鈕都試一遍,才能調到我能接受的間距。

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如果這四個按鈕都沒辦法滿足我呢?我必須先按【其他間距⋯】,然後跳出一個視窗,接著慢慢把數值按上去,然後選右下角的〔確定〕,才能看到調整後的結果;如果間距是錯的?恭喜你,請自動回覆到本段第一行再試一次!

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在使用 PowerPoint 的時候會不斷感受到這種「不適感」,但並不代表 PowerPoint 真的比較爛喔!我見過真的把 PowerPoint 用的超厲害的人,這就是開頭第一段我們談過的「熟悉度」問題,因為熟悉所以習慣,因此能記下所有常用的每個按鍵位置,不適感自然就會降低;PowerPoint 有它強大的地方,只是很多功能其實你用不到,對初學者來說門檻會稍微高了點,有時候我們只是想趕緊弄一份簡報遞上去交差了事,卻被軟體搞到加班、閃退,不就得不償失了嗎?

換 Keynote 怎麼做?輕鬆、點按、即時

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好吧,讓我們來瞧瞧 Keynote 怎麼做!點選文字後,右側邊欄切換成【文字】樣式面板,接著在中間有個超萌的小齒輪,點開來就會看到那性感的文字說明:「字元間距」,你可以直接輸入數值 % 或用滑鼠挑逗那上下按鈕,左方還能直接即時預覽變化效果!當我今天趕著下班,要調些東西你就直接秀出來給我看就對了,哪需要什麼寬不寬鬆的詭異形容詞?

從上述的例子你還可以看到,Keynote 在協助使用者編輯內容時,會先明確的在「右側邊欄」上方幫你區分【樣式】、【文字】、【排列】三個頁籤,這三個分別代表三種編輯情境,讓你要調整某樣東西時永遠不會找錯地方,因為你知道要改文字,就去【文字】頁、而當你要更改圖形的時候,你就會去【樣式】頁,絕對不會誤跑到【文字】去調整對吧!

重劍無鋒,大巧不工

總結一下今天的重點,我們談到了為什麼要使用 Keynote,因為它是非常契合 Mac 的原生簡報軟體、操作簡潔又直觀,比較過兩者的介面後你會發現 PowerPoint 雖然功能強大,但總是不小心帶你往死巷樣裡鑽;Keynote 看似陽春樸素,卻十分貼心的把簡報設計的流程與直覺融入在介面裡,相較於 PowerPoint 更適合初學者入門。

不過當你達到一種境界,其實用什麼「工具」都沒有太大的差異,正所謂「重劍無鋒,大巧不工」,到後面要靠的都是自己的修煉和對技能直覺的掌握,什麼樣的劍交到你手上都能使,那才是高手!

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延伸閱讀

作者

林子威 |海獺社長

做過 3 年行銷與編輯工作、出過 2 本書、目前經營 1 個 Apple 教學網站;覺得 Hahow 迷人的地方是不用擔心上學遲到,而且無時無刻都能學習!

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