避免盯著空白頁發呆,請先替你的簡報畫份地圖!

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做簡報該怎麼開始才不會發愣耗時間?也許重要的不是華麗的高超技巧,而是系統性的為簡報打份草稿!有意識地做好事前準備,做簡報第一哩路也可以走得輕鬆又穩當!

通常我們都會自信滿滿的打開簡報軟體,想像自己是某位藝術大師準備大肆揮毫一番,不過 10 分鐘後,發覺自己怎麼還盯著空白的簡報發呆⋯⋯勉強把標題跟圖片加上去後,又花了 1-2 小時調版型、改字體;做簡報切記不能貿然行動,就像每次要去旅行前,你總得先想好要去哪裡?要怎麼去?旅程共要花多久時間對吧?

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草稿就是簡報的「地圖」


要製作一份全新的簡報,你得先想清楚幾個問題:「你的簡報要給誰看?」、「你要傳遞的資訊有哪些?」、「你有多久時間報告?」因此你該做的不是先打開 Keynote,而是先「畫草稿」!

簡單來說就是拿起紙筆,用像電影分鏡稿的方式畫出一格一格的畫面,預先設想你的簡報會長什麼樣子,當你想清楚後再上路也不遲;打過草稿的簡報做起來反而更快速,因為你手中都握有一份「地圖(草稿)」了,怎麼會迷路呢?

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我自己會使用 iPad Pro+Apple Pencil,完全電子化的方式來繪製草稿,用的是《Paper 53》這款 App,推薦它的原因是「介面」設計非常像簡報頁面,一張草稿就是一頁簡報,直接在上面畫出資訊與標題的位置,或是用你那性感的指尖快速挑動每頁的順序;如果你沒有 iPad Pro,你真該去買一台,不是啦!我是說你可以改用真正的紙筆就好。

開啟 Keynote,先定義文字樣式

打好草稿後,我們當然就要依據這份「地圖」開始行動,開啟 Keynote 後首先要確立的是你想用什麼「字體」,以及「字級」的大小是多少?我們統稱這些為「樣式」,事先決定好樣式就不用擔心每做一頁就要調整一次;例如你總會遇到客戶或是老闆用他們異於常人的設計眼光,對你的簡報提出美化建議:「欸這個標題字太小了,而且我不喜歡黑色,請改成墨綠色!」如果你一頁一頁慢慢調,人家早就下班去牽女友的手了,你則是繼續加班握著滑鼠改稿改到嫑嫑的。

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放心我不會讓你加班的,這邊教你如何用 Keynote 裡的「樣式面板」一次定義整份簡報的標題、副標題樣式設計,以及怎樣批次修改它們:

Step 1. 在 Keynote 的「大標題」文字框中輸入好標題文字,接著把滑鼠移到左側邊欄,你會看到字體預設是「Helvetica/細體/字級:80 點」,但標題用細體氣勢太弱了對吧!我們把它改成「蘋方 - 繁/中粗體/字級 100 點」;當你修改好字體樣式後,會看到上方的樣式面板旁邊多出一個藍色的〔更新〕按鈕,這代表你對「大標題」這個樣式做了修改;你只要按下〔更新〕就行了

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Step 2. 之後你換頁時,只要對著文字(圖中的大標 2)點一下,接著選取右上方剛剛更新好的「大標題」,就能快速套用「蘋方 - 繁/中粗體/字級 100 點」的樣式了。

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Step 3. 樣式更新也適用在日後的簡報修改,例如今天老闆突然說大標題顏色讓他很不開心,沒關係!只要點選其中一頁的大標題文字,將「黑色」改成「墨綠色」後按下樣式面板上的〔更新〕,整份簡報的大標題就能一次修改完畢,早早下班啦!

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最後提點:先考慮你的場景,再開始動手

在製作草稿時,就該先設想你的簡報文字要擺在什麼位置?字該用什麼顏色來配合背景?看簡報的觀眾與你的距離有多遠、人數有多少?因為這些答案都會影響到資訊傳遞的結果。

例如文字樣式若挑選太細的字體、太小的字級,在很多人的場合就會遇到觀眾看不見的情形,而內文的顏色與背景色太相近,坐在後排的人基本上也只能聽到你迷人的嗓音,卻完全沒辦法看到你投影片上的資訊,因此打草稿跟調整文字樣式是非常基礎,但卻格外重要的環節;希望這次的「草稿」與「樣式」教學對你有所幫助,祝你簡報製作順利!

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作者

林子威 |海獺社長

做過 3 年行銷與編輯工作、出過 2 本書、目前經營 1 個 Apple 教學網站;覺得 Hahow 迷人的地方是不用擔心上學遲到,而且無時無刻都能學習!

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